配置数字接线员/自动话务员

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配置数字接线员/自动话务员

引言

数字接收功能允许3CX自动应答电话,并通过选项菜单显示呼叫者。 例如,“销售新闻1.对于支持按2或等待线路被转移到接线员”。数字接线员也被称为自动助理或IVR。

您可以配置许多不同的数字接线员,每个都有自己的分机号码。 根据您的喜好,您可以配置这些呼叫,根据呼叫来自哪个线路以及在办公时间内或外部是否接收到呼叫。 例如,您可以在外部办公时间内提供不同的提示,其中不包括要转移到没有代理可用于接听电话的组/队列的选项。

录制菜单提示

在您创建数字接线员之前,您必须首先记下您要提供给主叫方的菜单选项,然后记录该通知。 一个简单的例子是,“欢迎来到XYZ公司,销售员1.对于支持者2或为了运营商而停留在线”。

注意:通常建议将选项后的用户应该按下的号码,即“销售,按1”而不是“按1进行销售”。这是因为用户将等待所需的选项 “注册”要按的号码。

创建数字接线员

创建数字接线员:

  1. 在3CX管理控制台菜单中,选择“数字接线员”>“添加”。
  2. 指定数字接线员的名字。
  3. 现在点击“录制”按钮,输入您的分机号码和“音频文件名”。 您将被要求记录提示。
  4. 或者点击“上传”按钮,并指定以前记录的文件。 您必须以PCM,8 kHz,16位,Mono格式将文件保存为WAV格式。 (在Windows录音机中,您必须使用“另存为”选项保存此格式)不要使用MP3格式。
  5. 如果需要,请选择自定义提示语言。
  6. 现在指定菜单选项。 选择相应的键,然后从可用操作中选择。 指定分机号码或虚拟分机号码(在振铃组,呼叫队列或另一个数字接收机的情况下为虚拟分机号码)。
  7. 或者,您可以将DID号码链接到此数字接线员。
  8. 在“否”或“无效输入的目的地”中,指定超时,如果没有收到有效的输入,那么呼叫应该在哪里。
  9. 准备就绪后,点击“确定”保存数字接线员。

允许来电者直接拨打分机

当数字接线员提示正在播放时,呼叫者可以直接输入分机号码以立即连接到分机。 这可以让那些知道他们派对延期的呼叫者避免通过接线员。 默认情况下启用此选项。 如果您希望使用此功能,只需在语音提示中解释这一点即可。 例如,“欢迎来到公司XYZ。 如果您知道您的派对的分机号码,则可以立即输入,否则,请按销售员按键1.对于支持,请按“2”。

按名称呼叫

您还可以通过名称功能直接呼叫者呼叫。 这样他们可以通过在电话拨号盘上输入姓氏的第一个字母来找到他们想要说话的人。 按名称功能调用:

  1. 用户的自我识别消息。 没有自我识别消息的用户不能通过电话号码功能访问。
  2. 用户不能有单一字符的姓氏。
  3. 电话号码菜单功能必须作为菜单选项之一从数字接待员提供。

Call-by-Name功能使用用户的姓氏,并将其与输入(已在手机键盘上输入)进行比较。 使用以下规则:

  • 姓氏被转换为大写。
  • [2-9]和[A-Z]之外的所有符号将被忽略。
  • 使用以下符号翻译:
  • ‘ABC2’=>’2’
  • ‘DEF3’=>’3’
  • ‘GHI4’=>’4’
  • ‘JKL5’=>’5’
  • ‘MNO6’=>’6’
  • ‘PQRS7’=>’7’
  • ‘TUV8’=>’8’
  • ‘WXYZ9’=>’9’

呼叫者必须输入至少三位数字(’0′ – ‘9’)来呼叫用户。 数字“0”和“1”被忽略,但可以用于呼叫用户名短的用户(例如,访问姓氏为“Li”的用户,您可以键入“540”)。

用户输入三位数字后,IVR将查询电话系统数据库,以便匹配用户。 如果没有匹配的用户,您会听到“没有找到扩展名”。如果只有一个匹配的用户,IVR播放“请保留转移您的呼叫”,并将呼叫重定向到所选的分机。 如果有多个匹配用户,则IVR将等待呼叫者输入的其他数字2秒钟。

  • 如果IVR等待额外的数字(多于一个匹配用户)和呼叫者按任何数字,则IVR将该数字添加到当前输入并检查当前匹配的用户。 如果没有匹配用户,IVR将播放“找不到分机”。
  • 如果用户没有输入任何数字(经过2秒或按下“#”),并且多个用户匹配,则IVR将播放:“要呼叫Van Damme按0。要呼叫Van Halen按1。 要退出新闻磅,(#)。“在这个例子中,”Van Damme“和”Van Halen“是匹配用户的自我标识提示。

自我识别信息

通过IP电话记录您的自我标识信息:

  1. 转到您的语音信箱菜单(默认值999)。 
  2. 输入您的语音信箱PIN码。 
  3. 转到选项菜单(’9’键)。 
  4. 按’5’键记录自我ID消息。 
  5. 仅记录您的名字,即“莎拉琼斯”。